做好三个记录 控制票据号码印刷质量

日期:2019年01月03日

 
        票据号码是票据的重要使用特征,是控制票据使用情况的重要手段,特别是在金融和财税领域所使用的票据中,票据号码更是与相关职能部门的工作安全息息相关,因此,在票据印刷企业的生产和质量管理中,票据号码控制成为最重要的部分之一。   
        总结多年生产和质量管理的工作经验,笔者认为在票据生产过程中,有3个票据号码控制的过程记录最为关键,只要这3个记录得到规范控制,票据号码的印刷质量就能得到有效控制。因此,本文将对这3个记录的作用及使用方法进行介绍。   

        拨(排)号记录   
        拨(排)号记录是票据号码印制之前的作业策划记录,由实施票据号码印制工序的操作人员(一般包括印刷工序的喷码操作人员和配页打号工序的机械打码操作人员)填写,包括拨号记录和排号记录:拨号记录是指将大批量活件分批打号,每次所拨的号码组的记录;排号记录指按照印刷版面上的排版方式,把每批所拨的号码合理、准确地排列在印刷版面的每个票据上的记录。拨号记录和排号记录放在一张记录上的原因是一方面可以减少记录的个数,另一方面便于以后对票据号码的追溯。   
        每批次拨号的数量原则上根据每批活件的印量确定。一般来说,对于小批量(一般指2万折以下)的票据产品,印量有零有整时,应分两批拨号,第一批应拨一个整数印量,第二批将剩余的零头印量拨完,因为第一批整数印量的拨号,可以使印刷版面上每个票据号码的尾数基本相同,只是在千位或者百位上有差别,这样在进行打号过程的检查时,只要印刷版面上有一处票据号码的后几位与其他票据号码的后几位不同,就可断定是该票据号码出现了问题。   
        通常票据印刷企业碰到更多的是印量较大的活件,不但打号要分批次完成,甚至印刷也要分批次完成。对于折叠式票据来说,一批次一般为5万折,这主要是因为折叠式票据一般采用左右连二(或以上)的拼版方式进行印刷,按照联数不同,5万折票据大概为50~100箱,那么这5万折票据完成打号进行装箱后,这一批次的票据应该连号。但如果一次性拨完所有的号,那么左右两排票据的号码可能会出现断号,这就需要等待断号的票据印制出,这样一方面造成大批量的票据要等很长时间才能入库,不利于票据的安全存储和管理,另一方面遇到活件紧张时,势必会造成断号交货的现象,从而影响客户使用。而5万折的半成品票据大约半天就能完成配页、打号,既能满足客户的时效性要求,又能保证票据可以分批次入库保存。对于本式票据来说,一批次一般为2万折,与折叠式票据类似,这样一方面可杜绝在进行大批量票据装箱时,票据号码断号,另一方面便于装订工序的现场作业管理,特别在打包装箱时,只有每批活件连号才能进行操作,但如果批量太大,就需要大面积的场地进行打包装箱,既不利于操作人员的有序作业,也不利于装订车间的有效管理。从生产实际来看,对于一拼四或一拼六的票据来说,每批次拨号2万折最合适,可使票据装订工序的效率更高、管理更顺畅。   
        根据上述原则进行票据打号作业前的票据号码设置和策划,并进行详细记录,再经过自检、同工序互检、质检员或主管的专检后就可进行票据打号作业了。   

        打号记录   
        打号记录指打号作业工序各班次对本班次作业票据号码的记录,是打号作业的过程记录,同样由印刷工序的喷码操作人员或配页打号工序的机械打码操作人员来填写。由于票据产品的印量一般较大,需要分几个批次进行打号作业,只有对所有批次的票据号码进行统一打号管理,才能避免漏打号或重复打号。   
        此外,须注意每个班组在接班时,须与上一班组进行票据号码打号交接,即将打号记录与实物进行核实,同时与拨(排)号记录进行核对,以检查上工序的作业是否正确,在自已班组作业结束后,与下一班组也应交接清楚。每一班组应记录好自己班组作业的票据起止号码,保证整个生产过程的有序进行。   
       
        错(补)号记录   

        错(补)号记录是整个票据印制过程中都要用到的记录。印刷机喷码工序或配页打号工序中如果出现错误,需要补号时,即使马上进行了补号替换处理,也要将出现问题的号码记录下来,以备检验人员核对。出现错号时,就要重新拨号,这期间很容易出现问题,出现以错补错的现象。从笔者多年遇到的票据号码质量事故来看,问题往往出现在曾经发生错(补)号的地方,因此,对错(补)号的控制尤为关键,这也是检验人员检查的一个重点。   
        当出现错号时,打号工序操作人员应认真记录发生的错号,并将补好号的印张单独放置,在与下工序进行交接时,将错号记录和补好号的印张一起交给下工序或质检工序的数字管理人员,数字管理人员要将错号记录和补好号的印张进行一一核对,完全无误后再交给相关作业人员进行补号替换。相关作业人员在进行补号时,要将替换下来的错号印张保存,统一交由数字管理人员处,数字管理人员要按照错号记录与错号印张进行核对,确保一一对应后,再将错号印张销毁。当装订和质检过程中出现需要补号的情况时,应由操作人员记录下来交给数字管理人员,由数字管理人员进行统一补号,补完的号码印张也要重复上述的作业过程。   
        在该批次活件完成后,所有的错号应该有记录、有核对、有补入、有检查,这样才能确保错号和补号的准确。错(补)号记录上的错号、补号经过检查,并且由相关人员签字后,该批活件才能入库。所有错(补)号记录由数字管理人员统一收集后,应交相应管理者进行统一管理,这样当客户反映票据号码出现质量问题时,就可查看是否出现过错(补)号。   
        根据笔者多年来对票据号码控制的经验来看,拨(排)号记录、打号记录和错(补)号记录涵盖了票据印制过程中票据号码作业与控制的方方面面。但是票据号码印制流程和记录设计得再好,关键还在于能否在实际生产中得到运用和执行。因此,在票据生产与质量管理过程中,现场管理人员要特别关注这3个记录是否得到了认真的填写、所有相关人员是否进行了签名、责任人是否明确,同时要妥善保存所有记录,以备出现问题时进行追溯。笔者的经验是:只要这3个记录能够得到很好的使用,票据号码印刷质量就一定能够得到有效控制。 

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